5 Tipps: Messdienstleister wechseln ohne Probleme

Viele Eigentümer und Hausverwaltungen scheuen den Wechsel ihres Messdienstleisters – aus Sorge vor komplizierten Verträgen, technischen Problemen oder Lücken in der Abrechnung. Dabei kann sich ein Wechsel durchaus lohnen: besserer Service, günstigere Konditionen, modernere Technik oder schlicht eine zuverlässigere Betreuung.

In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen in 5 Schritten, wie Sie Ihren Messdienstleister wechseln – ohne böse Überraschungen.

Tipp 1: Bestehenden Vertrag genau prüfen

Der erste und wichtigste Schritt ist ein gründlicher Blick in Ihren bestehenden Vertrag. Achten Sie dabei auf folgende Punkte:

• Vertragslaufzeit: Verträge mit Messdienstleistern haben typischerweise Laufzeiten von 3 bis 10 Jahren. Manche Verträge sind an die Eichdauer oder Nutzungsdauer der Messgeräte gekoppelt.
• Kündigungsfrist: Die Kündigungsfrist beträgt je nach Vertrag 12 bis 24 Monate vor Vertragsende. Versäumt man die Frist, verlängert sich der Vertrag oft automatisch.
• Automatische Verlängerung: Viele Verträge enthalten Klauseln zur automatischen Verlängerung um ein oder mehrere Jahre, wenn nicht rechtzeitig gekündigt wird.
• Geräteeigentum: Klären Sie, ob die Messgeräte Ihnen gehören (Kaufmodell) oder ob sie dem Messdienstleister gehören (Mietmodell). Dies hat erhebliche Auswirkungen auf den Wechselprozess.

Tipp: Tragen Sie die Kündigungsfrist sofort in Ihren Kalender ein, sobald Sie über einen Wechsel nachdenken. So verpassen Sie den Zeitpunkt nicht.

Tipp 2: Kaufmodell vs. Mietmodell verstehen

Die Frage, wem die Messgeräte gehören, ist entscheidend für den Wechsel:

Mietmodell (Geräte gehören dem Messdienstleister)

Beim Mietmodell mieten Sie die Messgeräte (Heizkostenverteiler, Zähler) vom Messdienstleister. Bei einem Wechsel müssen die Geräte in der Regel zurückgegeben werden, und der neü Dienstleister installiert seine eigenen Geräte. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand, ermöglicht aber einen vollständigen Neustart mit moderner Technik.

Kaufmodell (Geräte gehören dem Eigentümer)

Wenn Sie die Messgeräte gekauft haben, gehören sie Ihnen. Ein neur Messdienstleister kann die vorhandenen Geräte weiternutzen, sofern sie kompatibel und noch innerhalb der Eichgültigkeit sind. Das vereinfacht den Wechsel erheblich und spart Kosten.

Wichtig für die Betriebskostenabrechnung: Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem Urteil (Az. VIII ZR 169/14) klargestellt, dass bei einem Wechsel des Messdienstleisters die Kosten für Kauf oder Miete der Erfassungsgeräte nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Nur die laufenden Kosten für Ablesung und Abrechnung sind als Betriebskosten umlagefähig.

Tipp 3: Vergleichsangebote einholen

Bevor Sie kündigen, sollten Sie Angebote von alternativen Messdienstleistern einholen. Achten Sie beim Vergleich auf folgende Kriterien:

• Gesamtkosten: Nicht nur der Preis pro Zähler zählt, sondern die Gesamtkosten inklusive Geräte, Ablesung, Abrechnung und ggf. monatlicher Verbrauchsinformation (UVI).
• Leistungsumfang: Welche Leistungen sind im Preis enthalten? Wird die UVI nach HKVO automatisch bereitgestellt? Gibt es ein Online-Portal für Eigentümer und Mieter?
• Technik: Setzt der Anbieter auf fernablesbare, OMS-kompatible Geräte? Das ist wichtig für die Zukunftssicherheit und die Erfüllung der HKVO-Anforderungen bis 2027.
• Vertragsbedingungen: Wie lang ist die Vertragslaufzeit? Wie sind die Kündigungsfristen? Gibt es versteckte Kosten für vorzeitige Beendigung?
• Regionaler Service: Ein Messdienstleister vor Ort kann schneller reagieren und bietet oft einen persönlicheren Service als bundesweit agierende Großunternehmen.

Tipp 4: Kündigung und Übergabe koordinieren

Ein reibungsloser Wechsel erfordert eine sorgfältige Koordination zwischen altem und neuem Messdienstleister:

1. Fristgerecht kündigen: Senden Sie die Kündigung schriftlich und rechtzeitig an Ihren bisherigen Messdienstleister. Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung an.
2. Stichtagsablesung vereinbaren: Zum Wechselzeitpunkt muss eine Zwischenablesung stattfinden, damit die Abrechnung des alten Zeitraums korrekt abgeschlossen werden kann.
3. Geräteübergabe planen: Beim Mietmodell müssen die alten Geräte demontiert und die neuen installiert werden. Stimmen Sie die Termine mit beiden Dienstleistern ab, um Doppelbesuche zu vermeiden.
4. Datenübergabe sicherstellen: Der alte Messdienstleister muss die Verbrauchsdaten und Geräteinformationen für die Übergangsabrechnung bereitstellen.
5. Nahtlosen Übergang planen: Idealerweise erfolgt der Wechsel zum Ende eines Abrechnungszeitraums (typischerweise zum 31.12. oder 30.06.), um die Abrechnung zu vereinfachen.

Tipp 5: Mieter rechtzeitig informieren

Vergessen Sie nicht, Ihre Mieter über den Wechsel des Messdienstleisters zu informieren. Das ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit, sondern auch praktisch notwendig:

• Mieter müssen den Zugang zur Wohnung für die Stichtagsablesung und ggf. den Gerätetausch ermöglichen.
• Die Kontaktdaten des neuen Messdienstleisters sollten mitgeteilt werden, falls Mieter Fragen zur Abrechnung oder Verbrauchsinformation haben.
• Bei der Umstellung auf Fernablesung entfallen künftige Ablesetermine vor Ort – auch das sollte kommuniziert werden.

Eine rechtzeitige und transparente Kommunikation vermeidet Verunsicherung bei den Mietern und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Häufige Bedenken beim Wechsel

„Wird die Abrechnung unterbrochen?“

Nein, bei sorgfältiger Planung nicht. Durch eine Stichtagsablesung zum Wechselzeitpunkt wird der alte Zeitraum sauber abgeschlossen. Der neü Messdienstleister übernimmt ab dem Stichtag die Erfassung.

„Muss ich alle Geräte tauschen?“

Das hängt vom Eigentumsmodell ab. Bei eigenen Geräten (Kaufmodell) können diese oft weiterverwendet werden. Bei Mietgeräten erfolgt ein Gerätetausch. Dies ist aber auch eine Chance, auf moderne, fernablesbare Technik umzusteigen.

„Was kostet der Wechsel?“

Die Kosten hängen von der Gebäude­größe und dem gewählten Modell ab. Seriöse Messdienstleister erstellen Ihnen ein transparentes Angebot, das alle Kosten für Geräte, Installation und Service umfasst. Langfristig kann ein Wechsel erhebliche Einsparungen bringen.

Fazit

Der Wechsel des Messdienstleisters ist kein Hexenwerk – wenn Sie sich vorbereiten. Prüfen Sie Ihren Vertrag, holen Sie Vergleichsangebote ein, koordinieren Sie die Übergabe sorgfältig und informieren Sie Ihre Mieter. So gelingt der Wechsel ohne Abrechnungslücken und mit minimalem Aufwand.

dumpro macht Ihnen den Wechsel so einfach wie möglich. Wir übernehmen die Koordination mit Ihrem bisherigen Dienstleister, planen die Umrüstung und sorgen für einen nahtlosen Übergang. Fordern Sie noch heute ein unverbindliches Angebot an.